Hoe voorkom ik een dubbel account voor de medewerker?

Een dubbel account kan voor problemen kan zorgen. Als een medewerker bijvoorbeeld al een account heeft bij firma X en firma Y maakt vervolgens een nieuw account voor dezelfde medewerker aan, dan zal al snel blijken dat de railAlert-certificaten lijken te ontbreken. Dit is echter niet het geval. De certificaten kunnen maar 1x aan een account gekoppeld worden en zijn in dit geval gekoppeld aan het account dat firma X heeft aangemaakt.

Je kunt een dubbel account voorkomen door onderstaande stappen te doorlopen:

  • Klik rechtsboven het medewerkersoverzicht op de groene knop ‘Nieuwe medewerker’.
  • Zoek als eerste naar een bestaande pashouder. Vraag de medewerker naar het DVP-pasnummer, dan weet je zeker dat je de juiste medewerker vindt. Maar zoeken kan ook: op voornaam, achternaam en organisatienaam.
  • Klik op ‘Zoek’ en de DVP-portal toont alle gebruikers die overeenkomen met jouw zoekterm, ook medewerkers die mogelijk niet bij jouw organisatie werken.
  • Kies de juiste gebruiker en klik op ’Toevoegen’.
  • In het opvolgende veld staan alle bekende gegevens al ingevuld. Vul deze verder aan met het personeelsnummer en de datum van indiensttreding. Als gegevens niet kloppen, dan kun je via ‘Personalia’ de gegevens wijzigen.
  • Klik onderaan op ‘Medewerker aanmaken’.
  • Geef de nieuwe medewerker tenslotte de juiste rechten. Krijgt de medewerker geen bijzondere rechten, dan hoef je niets aan te vinken.
  • De medewerker is aangemaakt en ontvangt een activatiemail. Let op: vertel de medewerker dat hij het account nog moet activeren.