Hoe registreer ik een medewerker?

Alleen key-users kunnen medewerkers registreren. Dit gaat via de DVP-portal. Wie key-user is van jouw organisatie, kun je vinden door naar de overzichtspagina te navigeren via het groene menu aan de linkerzijde van de portal. Op de overzichtspagina vind je aan de rechterzijde de bedrijfsgegevens en het e-mailadres van de key-user.

Key-users kunnen op twee manieren nieuwe medewerkers aan je organisatie toevoegen:
A. Voer een nieuwe medewerker in.
B. Importeer een bestaande pashouder uit een andere organisatie naar jouw organisatie.

Nieuwe medewerker invoeren
Hieronder vind je de stappen voor het invoeren van een nieuwe medewerker (manier A). Het gaat hierbij om iemand die nog nooit een DVP heeft gehad en daardoor ook niet in de DVP-database is geregistreerd. Heeft de persoon al wel een DVP, pas dan manier B toe.

  1. Klik rechtsboven het medewerkers-overzicht op de groene knop ‘Nieuwe medewerker’.
  2. Kies ‘Handmatige invoer’.
  3. Voer alle basisgegevens in: voornaam, achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, e-mail adres en een uniek personeelsnummer.
  4. Kies ‘Digitaal Veiligheidspaspoort aanvragen’ en vul de resterende gegevens in. De DVP-pas wordt dan automatisch geproduceerd zodra aan alle voorwaarden is voldaan.
  5. Klik onderaan op ‘Medewerker aanmaken’.
  6. Geef de nieuwe medewerker tenslotte de juiste rechten. Krijgt de medewerker geen bijzondere rechten, dan hoef je niets aan te vinken.
  7. De medewerker is aangemaakt en ontvangt een activatiemail. Let op: Vertel de medewerker dat hij het account nog moet activeren.

Aanvullingen

  • Het DVP-systeem werkt alleen indien elk individu beschikt over een uniek e-mail adres. Dit is een technische voorwaarde. Dit mag zowel een bedrijf e-mail adres als een privé e-mail adres zijn.
  • Het personeelsnummer moet ook uniek zijn. Als dit onbekend is, is het op te vragen bij de salarisadministrateur.
  • De kans bestaat dat de ingevoerde gegevens (gedeeltelijk) overeenkomen met een bestaande gebruiker in de DVP-portal. De DVP-portal geeft die suggesties bovenaan de pagina:
    • Staat de juiste persoon bij de suggesties, dan kun je die meteen toevoegen.
    • Kloppen de suggesties niet en wil je toch een nieuwe medewerker aanmaken? Klik dan nogmaals op ‘Medewerker aanmaken’.

Activatiemail niet ontvangen?
Soms lijkt het alsof de activatiemail niet is bezorgd. Mogelijk zit de mail dan in de map ongewenste mail (reclamemap of spammap). Controleer ook voor de zekerheid of het e-mailadres juist is.

Wat gebeurt hierna?

  1. De nieuwe pas wordt aangevraagd. Dit proces duurt even, omdat de aanvraag aan een aantal voorwaarden moet voldoen. Zodra alles in orde is, wordt de pas geprint en verzonden.
  2. De pas wordt bezorgd op het adres dat is ingevoerd bij organisatiegegevens, ter attentie van de key-user.
  3. De key-user overhandigt de pas aan de pashouder (de medewerker).
  4. Let op: bij het overhandigen moet de pas nog geactiveerd worden.

Status
Aan de hand van de passtatus is te zien hoever het aanvraagproces van iemands pas is gevorderd. Dit zijn de statussen die een pas automatisch doorloopt:

  • in afwachting: van voldoende informatie om een pas aan te vragen
  • aangevraagd: aanvraag is naar de pasproducent verstuurd
  • in productie: aanvraag is goedgekeurd, het printproces is gestart
  • niet actief: pas is geprint en verzonden, maar nog niet geactiveerd
  • actief: de pas is actief, geldig en te gebruiken