Hoe registreer ik een nieuwe medewerker die al een DVP heeft?

Het Digitaal Veiligheidspaspoort (DVP) is persoonsgebonden. Wanneer een werknemer van werkgever verandert, dient de werknemer zijn pas te behouden. De oude werkgever moet de medewerker eerst uit dienst melden.
Zolang de medewerker niet bij zijn oude werkgever uit dienst is gemeld, worden alle e-mail notificaties vanuit de DVP-portal naar het e-mailadres bij de oud-werkgever verstuurd.

Wanneer een werknemer niet via de DVP-portal aan een werkgever is verbonden, is de pas niet geldig en zal de medewerker geen toegang tot het werkterrein krijgen. De nieuwe werkgever moet de medewerker dus in de DVP-portal in dienst melden.
De key-user van de nieuwe werkgever zoekt de nieuwe medewerker op in de DVP-portal en voegt deze toe als nieuwe medewerker van het bedrijf. Wanneer de nieuwe werkgever nog niet is geregistreerd in de DVP-portal, dient contact op te worden genomen met de helpdesk.

Het in dienst melden van een nieuwe medewerker gaat als volgt:

  1. Navigeer via het groene menu aan de linker kant naar de medewerkerspagina.
  2. Klik rechtsboven het medewerkers-overzicht op de groene knop ‘Nieuwe medewerker’.
  3. Zoek naar een bestaande pashouder. Vraag de medewerker naar het DVP-pasnummer, dan weet je zeker dat je de juiste medewerker vindt. Maar zoeken kan ook op: voornaam, achternaam en geboortedatum.
  4. Vul pasnummer, voornaam, achternaam of geboortedatum van de nieuwe medewerker in bij het zoekveld en klik op ‘Zoek’. De DVP-portal toont alle gebruikers die overeenkomen met jouw zoekterm, ook (juist!) als ze niet bij jouw organisatie werken.
  5. Kies de juiste gebruiker en klik op ‘Toevoegen’.
  6. Vul het nieuwe e-mailadres, personeelsnummer, functie en datum in dienst in en bevestig door te klikken op de groene button ‘Medewerker aanmaken’. Als gegevens niet kloppen, dan kun je via ‘Personalia’ de gegevens wijzigen.
  7. Klik onderaan op ‘Medewerker aanmaken’.
  8. Wijs tenslotte de nieuwe medewerker de juiste rechten toe en klik op de groene button ‘Opslaan’. Krijgt de medewerker geen bijzondere rechten, dan hoef je niets aan te vinken.
  9. De medewerker is aangemaakt en ontvangt een activatiemail. Let op: Vertel de medewerker dat hij het account nog moet activeren.

Bevestiging dienstverband
Zodra de nieuwe medewerker in de portal is toegevoegd, wordt automatisch een mail gestuurd naar het e-mailadres van de nieuwe werknemer. In deze mail staat aangegeven dat de medewerker wordt toegevoegd aan het bedrijf waar hij/zij gaat werken. De medewerker moet het nieuwe dienstverband als volgt bevestigen:

  1. Klik op de groene button ‘inloggen op DVP-portal’ die in de mail staat.
  2. Log in op de DVP-portal en bevestig het dienstverband. 

Let op: dit kan alleen op een PC. De knop ‘Bevestigen’ valt anders net buiten het scherm en in de praktijk blijkt dat de medewerkers niet naar rechts scrollen. De link in de mail aanklikken is niet voldoende om te bevestigen!