Hoe gaat het matchen van medewerkers?

Om altijd voor de juiste certificaten bij een pashouder te zorgen, is het Digitaal Veiligheidspaspoort gekoppeld met de systemen van BTC/Railcenter. In meeste gevallen worden de certificaten geheel automatisch gekoppeld aan de juiste persoon in het Digitaal Veiligheidspaspoort. In een enkel geval lukt dit niet en zal de key-user  de match moeten maken.

Hoe ga je te werk?
Klik allereerst in het medewerkers-overzicht op het tabblad ‘Niet gevonden’. Tussen haakjes staat het aantal niet gevonden medewerkers. In dit overzicht vind je alle namen van medewerkers die niet konden worden gekoppeld aan een bestaande medewerker in de DVP-portal.

Daarna is er keuze uit drie scenario’s:

  1. De medewerker is al bekend in de DVP-portal en kan handmatig worden gematcht.
  2. De medewerker moet nog worden ingevoerd in de DVP-portal.
  3. De medewerker is onbekend en kan uit dit overzicht worden verwijderd.

1. Medewerker bevestigen & matchen
Het overzicht is gesorteerd op alfabetische volgorde van de achternaam. Klik achter de naam die samengevoegd kan worden op de groene knop met het vinkje. Vervolgens kan in drie stappen de gevonden medewerker worden samengevoegd met een bestaande pashouder in de DVP-portal.

  1. Ter controle wordt een samenvatting van de gevonden persoon getoond.
  2. Zoek naar de bestaande pashouder met een voornaam en/of achternaam, en selecteer één pashouder uit de zoekresultaten.
  3. Klik tenslotte op de groene knop ‘Medewerker samenvoegen’. Alle gevonden railAlert-certificaten worden op dat moment ondergebracht bij de bestaande pashouder.

2. Bevestigen & handmatige invoer
Het overzicht is gesorteerd op alfabetische volgorde van de achternaam.

  1. Klik achter de naam die moet worden ingevoerd op de groene knop met het vinkje.
  2. Zoek vervolgens eerst naar een bestaande pashouder.
  3. Wordt die niet gevonden, klik dan onderaan op de grijze knop ‘+ nieuwe medewerker’ om een nieuwe medewerker toe te voegen.
  4. Controleer de gegevens die automatisch zijn ingevuld in het formulier.
  5. Vul de ontbrekende gegevens in, zoals personeelsnummer, functie en datum in dienst.
  6. Klik onderaan op de groene knop ‘Medewerker aanmaken’.
  7. Als alle informatie verder compleet en in orde is, wordt automatisch de DVP-pas aangevraagd.

3. Afwijzen & verwijderen
Ben je er zeker van dat een gevonden medewerker niet (meer) werkt bij jouw organisatie, dan kun je hem of haar uit dit overzicht verwijderen. Controleer dit eventueel voor de zekerheid in het personeelssysteem.

  1. Klik achter de betreffende naam op de rode knop met het kruis.
  2. Je komt op de bevestigingspagina ‘Verwijderen niet gevonden medewerker’.
  3. Controleer de gegevens.
  4. Bevestig door op ‘Ja, verwijderen’ te klikken of ga terug naar het overzicht door op ‘Annuleren’ te klikken.